〔摘 要〕 在介绍了业务外包这种管理方法的基础上，文章论述了图书 馆业务外包的现状、优点和业务外包的方式，以及业务外包存在问题及相应的解决办法。 科学技术高速发展导致信息数量急剧增加，信息资料的存在方式和流通方式趋向多元化，信 息服务走向网络化、全球化。在此背景下，图书馆的现有服务设施、信息资源以及信息加工 管理等已难以满足社会需要，需要大量的人力物力投入。图书馆属于公益性机构，资金紧缺 现象严重，图书馆建设必须考虑投资效率和社会效益问题。因此，图书馆有必要吸收、借鉴 其它行业先进的管理模式，最大限度地降低运营成本、提高效率。利用社会力量，承担部分 图书馆业务(或称之为图书馆业务外包)，是解决这一问题的有效途径。例如阿拉伯特大学图 书馆利用业务外包，为该馆省下约40%的经费，而图书处理速度及服务质量获得了极大的提 高〔1〕，可见经济效益非常显著。合理的图书馆业务外包，能够在一定程度上实现 图书馆低成本、高效率运行，促进图书馆事业的迅速发展。 1 图书馆业务外包分析 业务外包是一种先进的经营管理方法，在企业界得到广泛应用，并取得了显著的经济效益。 业务外包是指企业为把有限资源和精力集中在能使企业保持竞争优势并能为客户提供独到的 产品和服务的核心业务上，将企业内部无法胜任、经济效益低或不占优势的业务剥离，转而 外包给外部专业厂商的经营思路。通过业务外包战略的实施，有利于巩固、强化和提升企业 自身的核心能力，其实质是企业整合其外部的资源从而降低成本〔2〕。业务外包在 欧美、等发达国家的图书馆已普遍存在，他们将大量的机械性工作，如清扫、保卫、拆包、 贴书标等，以及事务性工作如分编、数据库建设、计算机网络管理等，交给专业公司来完成 ，达到了效率高、成本低、业务质量好的效果。 1.1 图书馆业务外包的必要性与可行性 传统图书馆向21世纪现代化图书馆转型过程中，图书馆的资源建设及服务方式、内容都有了 很大的变化，图书馆现有的人力及信息资源难以更好地完成图书馆工作，必须利用图书馆的 外部资源来完成。随着社会的发展，利用外部资源的能力也是图书馆实力的一种体现。 随着市场经济的发展和社会分工不断细化，一些公司、机构已开始从事与图书馆的业务相关 的服务。现代信息技术的应用以及Internet技术的发展，图书馆的专业性工作不再是某一个 图书馆单独操作，而是逐步由局部过渡到整体共建、共知、共享信息资源，业务外包将促进 图书馆资源的合理配置，这也为图书馆业务外包提供可能。 1.2 图书馆业务外包的优点 (1)突出图书馆的核心业务。将部分业务外包出去，可以把图书馆的人力资 源和有限资金集中到信息服务这一核心工作上来。业务外包的专业厂商在所承揽业务领域具 有人才技术优势，图书馆无须担心这部分工作的质量。图书馆的管理者由以前对某项具体业 务的人力、物力和操作过程的管理，过渡到对这些业务外包厂商的选择和管理，简化了管理 内容，管理者可以把时间和精力集中到图书馆的核心业务和图书馆发展战略的设计上来，有 利于提高服务质量和图书馆的长远发展。(2)降低成本，提高效率。外包厂商的业务面向众 多客户，具有规模效益和专业性强、效率高的特点，由其提供服务较图书馆自身操作通常可 以较大幅度地降低成本，并可节省庞大的人工费用。(3)充分利用社会资源。以信息技术为 例，图书馆在这方面人才缺乏，由图书馆自身的力量完成信息设施建设以及软硬件的维护， 需要专门培训或引进相应的人才。这不仅影响图书馆信息设施建设的速度，也影响网络信息 服务的实施和开展。信息设施的建设需要大量的资金，而且计算机软硬件的升级换代频繁， 投资风险大。如果将这一部分业务外包给专业的IT企业，图书馆只需利用这些企业提供的信 息平台，为广大用户提供信息服务，不必引进计算机专业人才，同时又可以省去计算机软、 硬件升级换代所带来的投资风险；对于IT企业来说，承担这些业务，可以充分利用现有的设 备、技术和人才，增加经济效益。(4)提高图书馆员工的素质。与图书馆合作的企业具有所 承揽业务的技术优势，通过外包业务的实施过程中的合作以及项目质量的监督检查，可以提 高图书馆员的知识水平和技术能力。有些外包业务附带技术培训，在实施外包业务的同时图 书馆职员也获得了相应的技术。 1.3 图书馆业务外包的形式 结合图书馆的自身情况，业务外包可通过多种形式进行，如租赁、承包、合作等。代购主要 用于图书采购。“阅选订购”是国外图书馆颇为流行的一种代购方式，即图书馆和代理商签 订合约，代理商根据图书馆提供的某些特定范围，主动为图书馆挑选所需要的图书，将图书 送到图书馆，图书馆采访人员将代理商送来的书实地翻阅，并加以选择，有的公司承揽图书 采购业务的同时，免费提供图书编目数据，如果图书馆人力不足或缺乏专业的编目人员，则 可选择此种方式进行图书采购与编目外包工作。信息技术领域的业务外包有委托、租赁和合 作等形式〔2〕。为规避投资风险，减轻软、硬件升级压力，图书馆可以将系统开发 和信息处理中技术性、专业性较强的业务承包出去。在网络信息处理和信息服务方面，图书 馆可以采取合作的方式进行业务外包。业务开展初期可由专业机构建立基础框架和重要界面 功能，并提供相应的培训、指导。后续的维护和具体的服务工作由馆内技术人员担任。其他 的一些劳务性工作，如图书加工、图书排架、清洁等工作，在人员不足的情况下，可以考虑 外包给清洁公司或个人。 2003年第5期(No.5.2003) 安慧芹、王立荣：图书馆业务外包 策略刍议 2 图书馆在外包工作中应注意的问题 2.1 外包业务的合理确定 图书馆的教育功能、文献保存功能和公益性信息服务职能是图书馆的基本职能，信息服务及 其相关业务是核心业务。如果将核心业务外包出去，将使图书馆丧失这方面核心知识、资源 或技能，最终丧失核心能力，影响图书馆的健康发展。在国外曾出现过图书馆外包极端化的 事例，美国加利福尼亚州里弗赛德县图书馆于1997年7月把所有业务整体外包给一家私营公 司，这种业务外包的极端化导致了图书馆的私有化，在图书馆界引起了很大的震惊〔3 〕。图书馆业务外包极端化后会完全改变图书馆公益性的性质，使图书馆公共性和开放性 的准则发生根本变化，获取经济利益将会是承包者经营图书馆工作的核心，盈利程度将成为 衡量图书馆办馆效益的唯一标准。图书馆的教育功能、文献保存功能和公益性信息服务职能 将丧失。因此图书馆业务外包必须有一个度的问题。 2.2 正确选择承包商 外包业务承包商的装备水平、服务质量、技术实力和市场信誉，将决定其业务执行水平和服 务质量。图书馆外包商选择失误，将会对图书馆工作产生负面影响。选择承包厂商失误的主 、客观原因有以下几种：(1)业务外包市场的成熟程度。图书馆业务外包在国外已有十几年 的历史，围绕图书馆业务已经形成了完善的服务市场。我国在近几年开始进行业务外包理论 研究和实践探讨，图书馆和承包商都处在摸索阶段，图书馆业务外包市场正处在发育、发展 阶段，承包商的实力、水平良莠不齐。因此承包商的选择需要非常慎重。(2)将价格作为选 择专业厂商的唯一标准。价格是市场竞争的第一要素，价格当然是选择承包商的重要标准。 但是，在市场经济中，价格背后还有更为丰富的内涵，价格不仅表现着我们所能看到的物质 实体，还有蕴涵于其中的质量、技术、服务和信誉保证。在选择厂商时，不能谁报价低，就 将业务外包给谁，而不考虑其他因素，以防在以后的合作中，产生不必要的纠纷，影响到图 书馆外包业务的实施。(3)选择专业厂商唯强、唯大。由于对承包商信息的了解有限，图书 馆为防止选择专业厂商失误，有时会走向另一极端，选择知名度高的大型公司。对于规模、 实力较小的中小图书馆，如果选择实力强大的大型公司，由于自身技术能力和业务量有限， 在合作的过程中处于劣势，厂商的重视程度不够，服务质量反而可能没有保障；如果选择实 力太弱的厂商，可能无法提供良好的产品和服务。对于中小图书馆，在业务外包时要全面了 解承包商，综合考虑自身水平和厂商的因素，选择最合适的合作厂商。 2.3 动态调整外包策略 图书馆的业务外包策略不是孤立的，外包策略的制定应与图书馆的发展战略相一致，并随着 图书馆事业的发展及图书馆工作重点的变化，及时修正外包策略，这样图书馆才能获得持续 发展的优势。随着服务对象信息需求的变化，图书馆重新组合工作流程时，外包策略要随时 调节，并与图书馆内部管理相配套；在外包业务的开展过程中，在某些方面图书馆的自身能 力发生变化时，一部分外包业务可以转由自身进行；随着图书业务市场的发展，承包商的技 术水平和服务质量也会发生变化，图书馆要及时了解这些信息，调整更换厂商。 业务外包是利用供应商的资源和技术能力服务于图书馆，但是外包的最终目的是强化图书馆 自身核心业务的开拓、创新，最终提升图书馆的综合实力，业务外包是主动的行为。图书馆 过分依赖于外包，依赖专业厂商，虽然图书馆可能获得短期的迅速发展，但图书馆本身却在 外包过程中失去了发展核心能力的机会，将影响图书馆的长期发展。 业务外包这一现代企业经营管理方式在图书馆界的应用，是市场经济环境下生产社会化的具 体体现，也体现了传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆非核心业务社会化的发展趋 势，是现代图书馆管理运营方式的体现。图书馆将由自身实力不足而不得不为的业务外包， 视为改善其服务质量和降低成本的一种主要方法。图书馆业务外包尚处在发展初期，加强这 方面的理论探讨和实践摸索，毫无疑问对图书馆事业的健康发展有益。 参考文献： 1.孙丽芳.信息技术外包策略在图书馆中的应用探讨.情报杂志，2000(8) 2.刘德，陈国青.企业信息技术外包及其策略.计算机系统应用，1999(5) 3.王萍.美国图书馆业务外包极端化的危害性分析. On the Tactic of Social Contract of Library Vocational Work
An Huiqin (Library of the Second Hospital of Tangshan City)
[JZ]Wang Lirong (Tangshan Institute Library) 〔Abstract〕 This paper introduces the management method of social contract of library vocational work and discusses the present situation,a dvantages,ways and problems of social contract of library vocational work.
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